Wpisanie kogoś do CEIDG jako osoby uprawnionej do działania za przedsiębiorcę nie oznacza automatycznie, że może ona robić w firmie wszystko. Pełnomocnik i prokurent to dwa różne modele reprezentacji, a pomylenie ich zakresu bywa kosztowne: jedna osoba może mieć prawo jedynie do zmiany danych w CEIDG, druga może zawierać w imieniu przedsiębiorcy umowy handlowe, zaciągać zobowiązania czy występować przed sądem.
Najważniejsza różnica jest prosta. W przypadku pełnomocnika zakres działania ustala przede wszystkim przedsiębiorca w treści umocowania. W przypadku prokurenta szeroki zakres kompetencji wynika bezpośrednio z Kodeksu cywilnego i nie da się go dowolnie „przyciąć” ze skutkiem wobec kontrahentów. Sam wpis w CEIDG trzeba więc czytać razem z informacją, czy dana osoba jest pełnomocnikiem, czy prokurentem oraz jaki rodzaj umocowania został ujawniony.
Pełnomocnik działa w granicach tego, co rzeczywiście mu powierzono
Zwykłe pełnomocnictwo daje przedsiębiorcy sporą kontrolę nad tym, co przedstawiciel może robić. Można umocować człowieka tylko do jednej czynności, do określonej grupy spraw albo do bieżącego zarządzania przedsiębiorstwem.
W praktyce występują przede wszystkim trzy poziomy umocowania:
-
pełnomocnictwo ogólne – obejmuje czynności zwykłego zarządu,
-
pełnomocnictwo rodzajowe – obejmuje określony typ czynności,
-
pełnomocnictwo szczególne – dotyczy jednej konkretnie wskazanej czynności.
To rozróżnienie nie jest formalnością. Jeśli właściciel firmy chce, aby pracownik zamawiał materiały, odbierał korespondencję i podpisywał standardowe umowy z dostawcami, można przygotować zakres odpowiadający właśnie takim zadaniom. Nie ma potrzeby oddawania mu kompetencji porównywalnych z prokurą.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy ma dojść do czynności przekraczającej zwykły zarząd. Pełnomocnictwo ogólne może być wtedy niewystarczające. Jeżeli zaś dla samej czynności przepisy wymagają szczególnej formy, odpowiedniej formy wymaga również pełnomocnictwo. Typowym przykładem są czynności dotyczące nieruchomości, przy których może być potrzebny akt notarialny.
Pełnomocnikiem przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG może być nie tylko osoba fizyczna. W określonych sytuacjach można umocować również osobę prawną, na przykład spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzącą biuro księgowe. Trzeba jednak uważać na przepisy proceduralne. To, że dany podmiot może być pełnomocnikiem na gruncie prawa cywilnego, nie oznacza jeszcze, że będzie mógł reprezentować przedsiębiorcę w każdym postępowaniu. Przepisy konkretnej procedury mogą zawężać krąg dopuszczalnych pełnomocników.
Publikacja pełnomocnika w CEIDG ma istotną zaletę praktyczną. Informację o jego umocowaniu można zweryfikować w rejestrze, dzięki czemu w wielu sprawach urzędowych nie trzeba za każdym razem przedstawiać papierowego dokumentu pełnomocnictwa. Gdy umocowanie da się potwierdzić w publicznym rejestrze, nie powstaje również typowa opłata skarbowa 17 zł za złożenie dokumentu pełnomocnictwa.
Nie oznacza to jednak, że pełnomocnik wpisany do CEIDG automatycznie załatwi każdą sprawę urzędową. Szczególnie często przedsiębiorcy wpadają w pułapkę przy podatkach. Wpis pełnomocnika w CEIDG nie zastępuje pełnomocnictwa podatkowego. Do działania w sprawach podatkowych stosuje się rozwiązania wynikające z Ordynacji podatkowej, m.in. pełnomocnictwo ogólne zgłaszane jako PPO-1 albo pełnomocnictwo szczególne do konkretnej sprawy.
Jest też techniczny szczegół, który łatwo przeoczyć. Jeżeli osoba ustanowiona jako pełnomocnik ma składać elektronicznie wnioski dotyczące wpisu przedsiębiorcy w CEIDG, prawidłowe wskazanie jej danych identyfikacyjnych, w tym PESEL, ma znaczenie dla możliwości korzystania z tych funkcji.
Prokurent ma znacznie szersze kompetencje i trudniej je ograniczyć
Prokura jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa przedsiębiorcy. Może jej udzielić przedsiębiorca podlegający obowiązkowi wpisu do CEIDG albo rejestru przedsiębiorców KRS. W jednoosobowej działalności gospodarczej oznacza to możliwość ustanowienia prokurenta przez przedsiębiorcę wpisanego do CEIDG.
Największa różnica w stosunku do zwykłego pełnomocnictwa polega na zakresie umocowania. Prokura obejmuje czynności sądowe i pozasądowe związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.
W praktyce prokurent może więc między innymi:
-
zawierać umowy handlowe,
-
podpisywać umowy najmu związane z działalnością,
-
reprezentować przedsiębiorcę przed sądami i urzędami w granicach dopuszczonych przez odpowiednie procedury,
-
zawierać umowy z pracownikami,
-
podejmować wiele czynności finansowych związanych z przedsiębiorstwem,
-
podpisywać w imieniu przedsiębiorcy dokumenty i oświadczenia mieszczące się w zakresie prokury.
I właśnie tutaj pojawia się największe ryzyko. Prokury nie można skutecznie ograniczyć wobec osób trzecich według własnego uznania przedsiębiorcy. Wewnętrzne polecenie w rodzaju „możesz podpisywać umowy tylko do 50 tys. zł” nie daje kontrahentowi takiej samej ochrony jak odpowiednio ograniczone zwykłe pełnomocnictwo. Jeżeli ktoś ma otrzymać tylko precyzyjnie wycinek kompetencji, prokura często jest po prostu zbyt szerokim narzędziem.
Są jednak czynności, których nawet prokurent nie może wykonać wyłącznie na podstawie prokury. Odrębnego pełnomocnictwa do konkretnej czynności wymagają:
-
zbycie przedsiębiorstwa,
-
oddanie przedsiębiorstwa do czasowego korzystania,
-
zbycie nieruchomości,
-
obciążenie nieruchomości.
To bardzo istotne przy transakcjach dotyczących majątku firmy. Sam fakt, że ktoś figuruje jako prokurent i od lat podpisuje ważne umowy przedsiębiorcy, nie wystarcza na przykład do sprzedaży nieruchomości należącej do właściciela firmy.
Prokurentem może być wyłącznie osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Spółka z o.o., fundacja albo biuro rachunkowe jako osoba prawna nie mogą zostać prokurentem. To kolejna różnica wobec zwykłego pełnomocnictwa.
Prokura musi zostać udzielona na piśmie pod rygorem nieważności. Przepisy CEIDG pozwalają również ustanowić ją przez odpowiednią publikację informacji w systemie teleinformatycznym CEIDG, co wywołuje skutki równoważne ustanowieniu prokury. Udzielenie oraz wygaśnięcie prokury przedsiębiorca powinien zgłosić do właściwego rejestru.
Można również zdecydować, jak prokurenci będą działać. Najczęstsze warianty to prokura samoistna, przy której dana osoba może reprezentować przedsiębiorcę samodzielnie, oraz prokura łączna, wymagająca współdziałania określonych osób. Przy większych zobowiązaniach prokura łączna daje dodatkowy poziom kontroli, ale ma cenę praktyczną: dokumentu wymagającego dwóch podpisów nie da się sprawnie podpisać, gdy jeden z prokurentów jest na urlopie albo niedostępny.
Sam wpis w CEIDG nie odpowiada jeszcze na pytanie, co dana osoba może podpisać
Przy sprawdzaniu przedstawiciela kontrahenta najgorszym nawykiem jest zatrzymanie się na informacji: „jest wpisany w CEIDG”. Trzeba wejść poziom głębiej.
W przypadku pełnomocnika trzeba sprawdzić przede wszystkim zakres pełnomocnictwa. Jeżeli umocowanie dotyczy wyłącznie składania wniosków do CEIDG, taka osoba nie dostaje przez to prawa do podpisania w imieniu przedsiębiorcy umowy leasingu, sprzedaży maszyny albo kilkuletniej umowy najmu lokalu.
Przy prokurencie sprawdza się przede wszystkim rodzaj prokury i sposób jej wykonywania. Jeżeli ujawniono prokurę łączną, podpis jednego prokurenta może być niewystarczający. Przy prokurze samoistnej sytuacja jest odwrotna – prokurent co do zasady działa samodzielnie w granicach ustawowego zakresu prokury.
CEIDG publikuje informacje pozwalające ustalić między innymi dane przedstawiciela, datę ustanowienia oraz zakres pełnomocnictwa albo rodzaj i sposób wykonywania prokury. Nie należy jednak traktować rejestru jak automatycznej gwarancji ważności każdej planowanej czynności. Rodzaj transakcji nadal ma znaczenie. Sprzedaż nieruchomości, czynności dotyczące przedsiębiorstwa czy określone postępowania podlegają dodatkowym wymaganiom wynikającym z odrębnych przepisów.
Dobrym sposobem weryfikacji przed podpisaniem większej umowy jest krótka procedura:
-
sprawdź przedsiębiorcę w CEIDG,
-
ustal, czy podpisujący jest pełnomocnikiem czy prokurentem,
-
przy pełnomocniku przeczytaj dokładny zakres umocowania,
-
przy prokurencie sprawdź rodzaj prokury i zasady reprezentacji,
-
porównaj zakres umocowania z konkretną czynnością, która ma zostać wykonana,
-
przy nieruchomości, zbyciu przedsiębiorstwa albo nietypowej transakcji sprawdź, czy potrzebne jest odrębne pełnomocnictwo szczególne i odpowiednia forma.
To zajmuje kilka minut, a jest znacznie bezpieczniejsze niż późniejsze ustalanie, czy osoba podpisująca umowę przekroczyła umocowanie. Przy zwykłym pełnomocnictwie przekroczenie jego zakresu może oznaczać, że skuteczność zawartej umowy będzie zależała od późniejszego potwierdzenia przez przedsiębiorcę. Dla kontrahenta oznacza to niepotrzebną niepewność właśnie wtedy, gdy umowa miała definitywnie zamknąć negocjacje.
Dodatkowe informacje na: https://nipmapa.pl
FAQ: pełnomocnik i prokurent w CEIDG
Czy pełnomocnik wpisany do CEIDG może podpisywać wszystkie umowy przedsiębiorcy?
Nie. Decyduje zakres udzielonego mu pełnomocnictwa. Sam wpis do CEIDG nie zamienia ograniczonego pełnomocnictwa w nieograniczone upoważnienie do reprezentowania firmy.
Czy prokurent może sprzedać nieruchomość przedsiębiorcy?
Nie na podstawie samej prokury. Do zbycia lub obciążenia nieruchomości potrzebne jest pełnomocnictwo do konkretnej czynności, udzielone w formie wymaganej dla danej czynności.
Czy spółka z o.o. może zostać prokurentem jednoosobowego przedsiębiorcy?
Nie. Prokurentem może być wyłącznie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Osoba prawna może natomiast w określonych przypadkach zostać zwykłym pełnomocnikiem.
Czy pełnomocnictwo ogólne i prokura oznaczają to samo?
Nie. Pełnomocnictwo ogólne obejmuje zasadniczo czynności zwykłego zarządu. Prokura ma ustawowo znacznie szerszy zakres i obejmuje czynności sądowe oraz pozasądowe związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, z wyjątkami wskazanymi w Kodeksie cywilnym.
Czy przedsiębiorca może ograniczyć prokurenta do umów o wartości maksymalnie 20 tys. zł?
Może ustalić takie ograniczenie wewnętrznie, ale co do zasady nie będzie ono skutecznym ograniczeniem prokury wobec osób trzecich. Jeżeli rzeczywistym celem jest twarde ograniczenie przedstawiciela do określonych czynności albo wartości transakcji, lepszym narzędziem jest odpowiednio skonstruowane zwykłe pełnomocnictwo.
Czy pełnomocnik ujawniony w CEIDG może reprezentować przedsiębiorcę przed urzędem skarbowym?
Sam wpis do CEIDG nie wystarcza do reprezentowania przedsiębiorcy w sprawach podatkowych. Do takich spraw stosuje się odrębne pełnomocnictwa podatkowe.
Czy za wpisanie pełnomocnika do CEIDG płaci się 17 zł?
Nie należy mylić wpisu w CEIDG z opłatą skarbową pobieraną za złożenie dokumentu pełnomocnictwa w określonej sprawie urzędowej. Jeżeli umocowanie jest ujawnione w publicznym rejestrze i organ może je tam potwierdzić, przedstawianie dokumentu oraz związana z nim opłata skarbowa co do zasady nie są potrzebne. Standardowa opłata od złożenia dokumentu pełnomocnictwa, gdy obowiązek powstaje, wynosi 17 zł.
Czy prokurenta można w każdej chwili odwołać?
Tak. Prokurę można odwołać w każdym czasie. Po odwołaniu trzeba zadbać także o aktualizację informacji w CEIDG, ponieważ pozostawienie nieaktualnego wpisu tworzy niepotrzebne ryzyko w kontaktach z kontrahentami.
Pierwszy krok powinien być jeden: sprawdź, czy osoba działająca za przedsiębiorcę jest w CEIDG oznaczona jako pełnomocnik czy prokurent. Dopiero potem analizuj dokument do podpisu. Jeżeli to pełnomocnik, porównaj planowaną czynność słowo w słowo z zakresem jego umocowania. Jeżeli to prokurent, sprawdź rodzaj prokury i liczbę wymaganych osób. Najpilniej trzeba usunąć sytuację, w której pracownik faktycznie prowadzi szerokie sprawy firmy, ale w CEIDG lub dokumentach ma umocowanie ograniczone do zupełnie innych czynności — taki rozdźwięk najczęściej ujawnia się dopiero przy ważnej umowie albo sporze.
