Zmiana nazwy spółki nie oznacza powstania nowego podmiotu. Jeżeli spółka z o.o., spółka akcyjna czy inna spółka wpisana do rejestru przedsiębiorców zmieniła firmę, nadal można prześledzić jej wcześniejsze oznaczenia. Najpewniejszym identyfikatorem jest wtedy numer KRS, a nie sama nazwa.
To ważne choćby przy sprawdzaniu starej faktury, umowy sprzed kilku lat, historii kontrahenta albo powiązań między dokumentami wystawionymi pod różnymi nazwami. W praktyce podstawowy błąd polega na pobraniu odpisu aktualnego, który pokazuje przede wszystkim obecny stan spółki. Do ustalenia poprzedniej nazwy potrzebny jest odpis pełny KRS, ponieważ obejmuje również dane wykreślone.
Odpis pełny KRS pokazuje wcześniejsze nazwy spółki
Najprostsza procedura nie wymaga wizyty w sądzie ani składania płatnego wniosku. Publiczna Wyszukiwarka KRS Ministerstwa Sprawiedliwości pozwala wyszukać podmiot i pobrać informację odpowiadającą odpisowi aktualnemu albo pełnemu. Do korzystania z wyszukiwarki nie jest potrzebne konto.
Najlepiej zacząć od numeru KRS. Jeżeli jest znany, ryzyko pomylenia dwóch przedsiębiorstw o podobnych nazwach praktycznie znika. Numer można znaleźć między innymi na:
-
wcześniejszej umowie,
-
fakturze,
-
stopce firmowej,
-
dawnym wydruku KRS,
-
dokumentach sądowych,
-
stronie internetowej spółki,
-
dokumentach finansowych.
Po znalezieniu właściwego podmiotu trzeba wybrać informację odpowiadającą odpisowi pełnemu, a nie aktualnemu. W odpisie należy przejść do Działu 1, Rubryki 1 „Dane podmiotu” i odszukać pole dotyczące firmy, pod którą spółka działa.
W przypadku zmiany nazwy odpis pełny pokazuje kolejne wpisy odnoszące się do tego pola. Można więc ustalić, jaka firma została wcześniej ujawniona, kiedy ją wykreślono i jaka nazwa została wpisana w jej miejsce. To właśnie ta część dokumentu jest najbardziej użyteczna, gdy trzeba połączyć starą nazwę z obecnym przedsiębiorstwem.
Trzeba przy tym uważać na język. W KRS „firma” oznacza nazwę przedsiębiorcy, a nie potoczne określenie przedsiębiorstwa. Jeżeli więc w dokumencie pojawia się pozycja „Firma, pod którą spółka działa”, właśnie tam należy szukać historii nazwy.
Istotne jest również rozróżnienie dwóch dokumentów:
-
odpis aktualny – pokazuje zasadniczo dane obowiązujące w chwili pobrania;
-
odpis pełny – pokazuje również wcześniejsze wpisy i dane wykreślone.
Jeżeli celem jest wyłącznie potwierdzenie dzisiejszej nazwy, odpis aktualny wystarczy. Jeśli pytanie brzmi: „jak ta spółka nazywała się wcześniej?”, zaczynanie od odpisu aktualnego tylko wydłuża pracę.
Jak sprawdzić, kiedy nastąpiła zmiana nazwy
Sama poprzednia nazwa nie zawsze wystarcza. Przy analizie umów, sporze dotyczącym starej faktury albo badaniu historii kontrahenta często trzeba ustalić również moment zmiany.
W odpisie pełnym przy poszczególnych pozycjach widoczne są numery wpisów dotyczących wprowadzenia i wykreślenia danych. Na początku dokumentu znajduje się natomiast historia wpisów obejmująca między innymi ich numery i daty dokonania. Pozwala to zestawić zmianę nazwy z konkretnym wpisem w KRS.
Praktyczna kolejność jest prosta:
-
znajdź w Dziale 1 wcześniejszą nazwę;
-
zapisz numer wpisu, przy którym została wykreślona;
-
sprawdź w historii wpisów datę dokonania tego wpisu;
-
jeżeli potrzebujesz dokumentu będącego podstawą zmiany, sprawdź dokumenty dotyczące konkretnego postępowania rejestrowego.
Ten ostatni krok ma znaczenie, gdy sama informacja „nazwa A została zastąpiona nazwą B” jest niewystarczająca. Zmiana firmy spółki wynika z odpowiedniego aktu korporacyjnego i następnie zostaje ujawniona w rejestrze. W aktach rejestrowych można więc znaleźć więcej informacji o podstawie wpisu.
Przy weryfikacji kontrahenta dobrze porównać nie tylko nazwę, lecz również KRS, NIP i REGON. Sama zbieżność nazw jest słabym dowodem tożsamości podmiotu. Nazwy przedsiębiorstw bywają podobne, a część oznaczeń może po latach zostać wykorzystana w innym kontekście. Jeżeli natomiast stara i nowa nazwa występują przy tym samym numerze KRS, mówimy o historii tego samego wpisanego do rejestru podmiotu, a nie o dwóch spółkach tylko dlatego, że dokumenty mają różne nagłówki.
Trzeba też odróżnić zmianę nazwy od przekształcenia, połączenia czy przejęcia. W takich sytuacjach samo porównanie nazw może prowadzić do błędnego wniosku. Jeżeli oprócz firmy zmieniła się forma prawna albo dokumenty wskazują na następcę prawnego, trzeba sprawdzić szerszą historię wpisów, a nie kończyć analizy na jednej pozycji w Dziale 1.
Gdy sama wyszukiwarka KRS nie wystarcza
W większości prostych przypadków wystarczy bezpłatny odpis pełny. Problem pojawia się przy starszych spółkach, wielu kolejnych zmianach, przekształceniach albo dokumentach wystawionych kilkanaście czy kilkadziesiąt lat temu. Wtedy warto potraktować KRS jako punkt wyjścia, a nie jedyne źródło analizy.
Pomocne są przede wszystkim:
-
pełna historia wpisów,
-
dokumenty z akt rejestrowych,
-
ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym,
-
dokumenty finansowe,
-
wcześniejsze umowy spółki i ich zmiany.
To istotne zwłaszcza wtedy, gdy trzeba wykazać ciągłość podmiotu, a nie tylko odnaleźć dawną nazwę. W praktyce przy due diligence czy sporze umownym liczy się często odpowiedź na kilka pytań naraz: kiedy nazwę zmieniono, jaka uchwała była podstawą zmiany, czy równocześnie zmieniła się forma prawna i czy analizowane zobowiązanie rzeczywiście należy do tego samego podmiotu.
Samodzielne pobranie informacji odpowiadającej odpisowi pełnemu z internetowej wyszukiwarki KRS jest bezpłatne. Taki wydruk pobrany w przewidzianym ustawą trybie ma moc dokumentu wydawanego przez Centralną Informację KRS i nie wymaga podpisu ani pieczęci.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy ktoś zamawia dokument bezpośrednio w Centralnej Informacji KRS. Według obowiązującego cennika odpis pełny kosztuje 60 zł, odpis aktualny 30 zł, zaświadczenie 15 zł, a wyciąg z pierwszego działu 10 zł i po 5 zł za każdy następny dział. Jeżeli potrzebujesz tylko sprawdzić poprzednią nazwę spółki, płatny dokument zazwyczaj nie jest potrzebny.
Najbardziej irytujący element całej procedury nie dotyczy kosztu, lecz czytelności historii. Przy podmiocie z wieloma zmianami pełny odpis może być długi, a nazwa pojawia się wśród dziesiątek zmian dotyczących zarządu, adresów, wspólników czy umowy spółki. Najszybciej jest więc szukać w dokumencie frazy „Firma, pod którą spółka działa” zamiast czytać odpis od pierwszej do ostatniej strony.
Jeżeli potrzebne są dodatkowe narzędzia do pracy z informacjami rejestrowymi, więcej na ten temat na stronie: https://zkrs.pl.
FAQ
Czy poprzednią nazwę spółki można sprawdzić za darmo?
Tak. Informację odpowiadającą odpisowi pełnemu można pobrać bezpłatnie z publicznej wyszukiwarki KRS. Płatność pojawia się przy zamawianiu określonych dokumentów w Centralnej Informacji KRS.
Czy odpis aktualny pokazuje starą nazwę spółki?
Do badania historii nazwy należy korzystać z odpisu pełnego. Odpis aktualny służy przede wszystkim do sprawdzania aktualnego stanu danych podmiotu i nie zastępuje historii wpisów.
Gdzie dokładnie szukać dawnej nazwy?
W odpisie pełnym przejdź do Działu 1, Rubryki 1 „Dane podmiotu” i odszukaj pozycję „Firma, pod którą spółka działa”. W historii tej pozycji można zobaczyć wcześniejsze oznaczenia.
Czy zmiana nazwy oznacza zmianę numeru KRS?
Sama zmiana firmy spółki nie tworzy nowego podmiotu i nie powoduje nadania nowego numeru KRS. Dlatego numer KRS jest znacznie lepszym identyfikatorem przy porównywaniu starych i nowych dokumentów niż nazwa.
Czy po starej nazwie można znaleźć spółkę, jeśli nie znam jej numeru KRS?
Bywa to możliwe, ale jest mniej pewne. Najpierw należy spróbować ustalić numer KRS z dawnych faktur, umów, korespondencji lub innych dokumentów. Przy popularnej albo podobnej nazwie wyszukiwanie wyłącznie po brzmieniu firmy zwiększa ryzyko wskazania niewłaściwego podmiotu.
Czy z KRS można ustalić dokładną datę zmiany nazwy?
Można ustalić datę wpisu zmiany do KRS. Trzeba jednak odróżnić datę wpisu od daty podjęcia uchwały lub sporządzenia dokumentu będącego podstawą zmiany. Jeśli znaczenie ma konkretny moment prawny, trzeba sprawdzić także dokumenty będące podstawą wpisu.
Co zrobić, jeśli spółka zmieniała nazwę kilka razy?
Nie zatrzymuj się na pierwszej znalezionej zmianie. W odpisie pełnym prześledź wszystkie wpisy dotyczące pola z firmą spółki i ułóż je chronologicznie. Przy większej liczbie zmian najlepiej zapisać osobno nazwę, numer wpisu i datę tego wpisu.
Czy KRS obejmuje jednoosobowe działalności gospodarcze?
Nie. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą oraz spółki cywilne sprawdza się przede wszystkim w CEIDG, a nie w rejestrze przedsiębiorców KRS.
Jeżeli masz sprawdzić poprzednią nazwę konkretnej spółki, zacznij od ustalenia jej numeru KRS i od razu pobierz odpis pełny. Dopiero gdy historia pola „Firma, pod którą spółka działa” nie wyjaśnia sprawy — na przykład pojawia się przekształcenie, połączenie lub bardzo stary wpis — przechodź do akt rejestrowych i Monitora Sądowego i Gospodarczego. Najczęstszy błąd do usunięcia w pierwszej kolejności to analizowanie spółki wyłącznie po nazwie zamiast po stałym identyfikatorze KRS.
